Was bedeutet elektronische Zeiterfassungspflicht?
Die elektronische Zeiterfassungspflicht verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter mit einem elektronischen System zu dokumentieren. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen manipulationssicher und revisionsfest aufgezeichnet werden – Stundenzettel und Excel-Tabellen reichen künftig nicht mehr aus.
Die Pflicht ergibt sich aus zwei Rechtsquellen: dem EuGH-Urteil von 2019 und dem darauf aufbauenden BAG-Beschluss vom 13. September 2022. Die Reform des Arbeitszeitgesetzes konkretisiert nun die technischen Anforderungen.
Ab wann gilt die elektronische Zeiterfassungspflicht?
Die Einführung erfolgt stufenweise nach Unternehmensgröße. Die konkreten Fristen orientieren sich am Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes:
Bereits jetzt: Systematische Erfassungspflicht
Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 müssen alle Arbeitgeber Arbeitszeiten systematisch erfassen. Die Methode ist derzeit noch nicht vorgeschrieben.
Ab 2026: Unternehmen ab 250 Mitarbeitern
Verpflichtende elektronische Erfassung. Manuelle Methoden (Stundenzettel, Excel) sind ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig.
Ab 2027: Unternehmen ab 50 Mitarbeitern
Auch mittelständische Unternehmen müssen dann elektronisch erfassen.
Ab 2028: Alle Unternehmen
Die Pflicht gilt dann auch für kleine Unternehmen unter 50 Mitarbeitern.
Jetzt handeln lohnt sich
Auch wenn Ihr Unternehmen erst ab 2027 oder 2028 elektronisch erfassen muss: Die allgemeine Zeiterfassungspflicht gilt bereits seit 2022. Wer jetzt umstellt, vermeidet Zeitdruck, profitiert sofort von weniger Verwaltungsaufwand und ist vorbereitet, wenn die elektronische Pflicht greift.
Was muss ein elektronisches Zeiterfassungssystem können?
Der Gesetzentwurf definiert klare Anforderungen an elektronische Zeiterfassungssysteme. Nicht jede Software oder App erfüllt diese automatisch:
- Elektronische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Manipulationssicherheit – Einträge dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden
- Zugänglichkeit – Mitarbeiter müssen ihre eigenen Aufzeichnungen einsehen können
- Aufbewahrungsfrist – Aufzeichnungen müssen mindestens 2 Jahre gespeichert werden
- Datenschutz – DSGVO-konforme Verarbeitung und Speicherung der Arbeitszeitdaten
- Tägliche Erfassung – Die Erfassung muss am selben Tag erfolgen (nicht nachträglich am Monatsende)
Welche Methoden sind zulässig?
Der Gesetzgeber gibt keine bestimmte Technologie vor. Entscheidend ist, dass das System die oben genannten Anforderungen erfüllt. Zulässige Methoden sind unter anderem:
| Methode | Elektronisch? | Manipulationssicher? | Zulässig ab 2026? |
|---|---|---|---|
| Stundenzettel (Papier) | Nein | Nein | Nein |
| Excel / Google Sheets | Teilweise | Nein | Nein |
| Cloud-Zeiterfassung | Ja | Ja | Ja |
| RFID/NFC-Terminal | Ja | Ja | Ja |
| Mobile App | Ja | Ja | Ja |
Was passiert bei Verstößen?
Verstöße gegen die Zeiterfassungspflicht können teuer werden. Der Gesetzgeber sieht empfindliche Bußgelder vor:
- Fehlende Zeiterfassung: Bußgeld bis zu 30.000 EUR
- Nicht-elektronische Erfassung (nach Ablauf der Frist): Bußgeld bis zu 30.000 EUR
- Verstoß gegen Aufbewahrungspflicht: Bußgeld bis zu 30.000 EUR
Weitere Details zu Bußgeldern und konkreten Verstößen finden Sie in unserem Bußgeld-Ratgeber.
Ausnahmen: Wer ist von der Pflicht befreit?
Es gibt wenige Ausnahmen von der elektronischen Zeiterfassungspflicht:
- Leitende Angestellte im Sinne des §5 Abs. 3 BetrVG sind von der Erfassungspflicht ausgenommen
- Tarifvertragliche Abweichungen sind in begrenztem Umfang möglich (z.B. Vertrauensarbeitszeit)
- Nicht ausgenommen: Minijobber, Teilzeitkräfte und geringfügig Beschäftigte – deren Arbeitszeiten müssen erfasst werden
Stampfactory: Bereit für die elektronische Pflicht
Stampfactory erfüllt alle Anforderungen der elektronischen Zeiterfassungspflicht: manipulationssichere Aufzeichnung, tägliche Erfassung, 2 Jahre revisionssichere Speicherung auf deutschen Servern, DSGVO-konform. Ob per RFID-Terminal, Cloud-Software oder mobiler App – Sie sind rechtssicher aufgestellt.
Checkliste: So bereiten Sie sich vor
Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihr Unternehmen rechtzeitig auf die elektronische Zeiterfassungspflicht vorzubereiten:
- Prüfen Sie, ab wann Ihr Unternehmen von der elektronischen Pflicht betroffen ist
- Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse: Wie werden Arbeitszeiten heute erfasst?
- Wählen Sie ein System, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt (manipulationssicher, revisionsfest, DSGVO-konform)
- Informieren Sie den Betriebsrat (falls vorhanden) über die geplante Einführung
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System
- Testen Sie das System im Echtbetrieb, bevor die Pflicht greift