Zeiterfassung Hotel – Für die Hotellerie
24/7-Betrieb, Schichtarbeit und verschiedene Abteilungen unter einem Dach – die Hotellerie stellt besondere Anforderungen an die Zeiterfassung. Stampfactory ist die Lösung, die wirklich zum Hotel-Alltag passt.
Herausforderungen
Warum Zeiterfassung im Hotel so anspruchsvoll ist
Kein Hotel gleicht dem anderen – und doch haben alle dieselben Herausforderungen bei der Arbeitszeiterfassung. Von der Rezeption über das Housekeeping bis zur Küche arbeiten verschiedene Abteilungen rund um die Uhr in wechselnden Schichten. Eine flexible und gesetzeskonforme Lösung ist unverzichtbar.
24/7-Betrieb und Schichtarbeit
Hotels laufen rund um die Uhr – Rezeption, Nachtportier, Frühstücksservice. Früh-, Spät- und Nachtschichten müssen lückenlos erfasst werden, inklusive Nachtschicht-Zuschlägen und gesetzlichen Ruhezeiten.
Verschiedene Abteilungen
Rezeption, Housekeeping, Küche, Service, Wellness – jede Abteilung hat eigene Arbeitszeiten und Schichtmodelle. Die Zeiterfassung muss alle Bereiche übersichtlich abbilden können.
Saisonarbeit und Auslastungsschwankungen
Ob Hochsaison im Sommer oder ruhige Wintermonate – Hotels arbeiten mit schwankender Personalstärke. Saisonkräfte müssen schnell angelegt und genauso zuverlässig erfasst werden wie Festangestellte.
Minijobber und Aushilfen
Viele Hotels setzen auf Minijobber für Housekeeping, Frühstücksservice oder Events. Für alle gelten strenge Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz – Stundengrenzen und Verdienstgrenzen müssen überwacht werden.
Hohe Mitarbeiterfluktuation
Gerade in der Hotellerie wechselt Personal häufig. Neue Mitarbeiter müssen sofort stempeln können – ohne lange Einarbeitung oder komplizierte Schulungen.
Die Lösung
Stampfactory – gemacht für die Hotellerie
Stampfactory wurde für Branchen mit komplexen Arbeitszeitmodellen entwickelt. Im Hotel bedeutet das: Ihre Mitarbeiter stempeln sich per RFID-Terminal am Mitarbeitereingang oder an der Rezeption ein und aus – egal ob Festangestellte, Saisonkräfte oder Minijobber.
Die Software verwaltet verschiedene Abteilungen wie Rezeption, Housekeeping, Küche und Service getrennt und berechnet automatisch Nachtschicht-Zuschläge, Überstunden und Pausenzeiten. Per Schichtplanung erstellen Sie Dienstpläne für alle Abteilungen, die Ihre Mitarbeiter direkt auf dem Smartphone sehen. Und mit dem integrierten DATEV-Export übermitteln Sie alle Stundendaten per Knopfdruck an Ihren Steuerberater.
Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, lückenlose Dokumentation über alle Abteilungen hinweg und volle Rechtssicherheit – auch bei Prüfungen durch den Zoll.
Funktionen
Funktionen für den Hotel-Alltag
Von der Schichtplanung bis zum Nachtschicht-Zuschlag – Stampfactory deckt alle Anforderungen der Hotellerie ab.
Schichtplanung
Erstellen Sie Dienstpläne für alle Abteilungen per Drag & Drop. Ihre Mitarbeiter sehen ihre Schichten in Echtzeit auf dem Smartphone und werden bei Änderungen sofort benachrichtigt.
Mehr erfahrenAbteilungsverwaltung
Verwalten Sie Rezeption, Housekeeping, Küche, Service und weitere Abteilungen getrennt. Jede Abteilung hat eigene Schichtmodelle, Zuschlagsregeln und Auswertungen.
Nachtschicht-Zuschläge
Nachtarbeit am Empfang oder als Nachtportier wird automatisch erkannt. Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit berechnet Stampfactory nach Ihren individuellen Regeln.
Minijob-Tracking
Legen Sie Minijobber und Saisonkräfte mit wenigen Klicks an. Stundengrenze und Verdienstgrenze werden automatisch überwacht – Sie erhalten eine Warnung, bevor das Limit erreicht wird.
DATEV-Export
Alle Stundendaten per Knopfdruck an Ihren Steuerberater exportieren. Kein manuelles Abtippen, keine Übertragungsfehler – auch bei vielen Abteilungen und unterschiedlichen Zuschlägen.
Echtzeit-Dashboard
Sehen Sie auf einen Blick, wer gerade im Dienst ist, welche Abteilung besetzt ist und wie viele Überstunden aufgelaufen sind – in Echtzeit und über alle Bereiche hinweg.
Gesetzliche Anforderungen in der Hotellerie
Hotels unterliegen strengen Dokumentationspflichten – insbesondere wegen der vielen Minijobber und Saisonkräfte. Das Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für alle geringfügig und kurzfristig Beschäftigten aufzuzeichnen.
Mindestlohngesetz (MiLoG)
Arbeitgeber in der Hotellerie müssen für alle geringfügig Beschäftigten (Minijobber) und kurzfristig Beschäftigten die tägliche Arbeitszeit dokumentieren. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Das ArbZG regelt Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenpflichten. Im Hotel gelten besondere Anforderungen für Nachtarbeit – etwa für Nachtportiers oder die Nachtrezeption. Diese müssen korrekt erfasst und mit Zuschlägen versehen werden.
Zeiterfassungspflicht ab 2026
Mit der Reform des Arbeitszeitgesetzes wird die elektronische Zeiterfassung schrittweise zur Pflicht – auch für Hotels jeder Größe. Wer frühzeitig umstellt, ist auf der sicheren Seite.
Bußgelder bei Verstößen
Verstöße gegen die MiLoG-Dokumentationspflicht können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Gerade in der Hotellerie mit vielen Minijobs und Saisonarbeit prüft der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) besonders genau. Mehr zu Bußgeldern →
Hardware
Das richtige Terminal für Ihr Hotel
Im Hotel muss Zeiterfassung schnell und unkompliziert sein – vor allem beim Schichtwechsel. Mit unseren RFID-Terminals stempeln sich Ihre Mitarbeiter in unter einer Sekunde ein und aus: Chip an das Gerät halten, fertig. Ideal für den Mitarbeitereingang oder den Personalbereich neben der Rezeption.
- Stempeln in unter einer Sekunde – ideal beim Schichtwechsel
- Robustes Gehäuse für den Dauereinsatz am Mitarbeitereingang
- Kein Smartphone nötig – jeder Mitarbeiter erhält einen Chip
- Manipulationssicher: Stempelungen können nicht verändert werden
- Echtzeit-Synchronisation mit der Cloud-Software
Stampfactory RFID-Terminal
Kompaktes Stempelgerät für Wand- oder Thekenmontage. Robustes Gehäuse, ideal für den Mitarbeitereingang oder den Personalbereich. Verbindung per WLAN oder LAN.
- RFID- und NFC-kompatibel
- WLAN- oder LAN-Anbindung
- Echtzeit-Synchronisation mit der Cloud
FAQ
Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung im Hotel
Zeiterfassung für Ihr Hotel einführen
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