Müssen Agenturen Arbeitszeiten erfassen?

Ja. Seit dem BAG-Urteil von 2022 sind alle Arbeitgeber – auch Kreativ- und Werbeagenturen – verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und dem Arbeitszeitmodell. Mit der erwarteten Zeiterfassungspflicht 2026 wird dies noch verbindlicher. Stampfactory ermöglicht die gesetzeskonforme Erfassung ohne bürokratischen Aufwand.

Wie funktioniert die Projektzeiterfassung für Agenturen?

Mitarbeiter starten und stoppen Zeiten über den Webbrowser oder die App und ordnen sie dabei einem Kunden und Projekt zu. Bei Wechsel zwischen Kampagnen genügt ein Klick. Alle Zeiten werden automatisch aggregiert und stehen als Projektzeitbericht zur Verfügung – ideal für Kundenabrechnung und interne Nachkalkulation.

Können Freelancer Stampfactory mitnutzen?

Ja. Freie Mitarbeiter erhalten einen eigenen Zugang und erfassen ihre Zeiten über den Webbrowser – ohne Software-Installation. Ihre Stunden werden separat ausgewiesen und den jeweiligen Kundenprojekten zugeordnet. So behalten Sie den Überblick über interne und externe Ressourcen.

Eignet sich Stampfactory für Agenturen im Homeoffice?

Absolut. Stampfactory ist als Cloud-Lösung komplett ortsunabhängig nutzbar. Ob im Büro, im Homeoffice oder beim Kunden vor Ort – alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert. Mehr zur Homeoffice-Zeiterfassung erfahren Sie auf unserer Funktionsseite.

Wie hilft Stampfactory bei der Budgetkontrolle?

Sie legen für jedes Projekt ein Stundenbudget fest. Das Dashboard zeigt in Echtzeit, wie viele Stunden bereits verbraucht wurden und wie viel Restbudget übrig ist. Bei Überschreitung des Budgets werden Projektleiter automatisch informiert – so können Sie frühzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen oder mit dem Kunden über Mehraufwand sprechen.

Braucht unsere Agentur ein stationäres Terminal?

In der Regel nicht. Agenturen arbeiten primär am Computer und mobil – der Webbrowser und die mobile App reichen für die meisten Anwendungsfälle völlig aus. Falls Sie dennoch ein Terminal im Empfangsbereich wünschen, lässt sich ein RFID-Terminal ergänzend einbinden. Auf unserer Preisseite finden Sie alle Optionen.

Alle Branchen

Zeiterfassung Agentur – Für Kreativ- & Werbeagenturen

Projektzeiten erfassen, Kundenbudgets im Blick behalten und Kampagnen sauber abrechnen – Stampfactory ist die Zeiterfassung für Agenturen, die kreative Freiheit mit professioneller Dokumentation verbinden wollen. Cloud-basiert, DSGVO-konform und ohne komplizierte Hardware.

Beratung für Agenturen

Herausforderungen bei der Zeiterfassung in Agenturen

Kreativ- und Werbeagenturen leben von Ideen, Deadlines und wechselnden Kundenprojekten. Zwischen Brainstorming, Pitch-Vorbereitung und Kampagnenproduktion geht der Überblick über geleistete Stunden schnell verloren. Gleichzeitig fordern Kunden transparente Abrechnungen – und der Gesetzgeber eine lückenlose Arbeitszeitdokumentation.

Projektbasierte Abrechnung mit wechselnden Kunden

Agenturen arbeiten gleichzeitig an Kampagnen, Pitches und laufenden Mandaten für verschiedene Kunden. Ohne klare Zuordnung der Arbeitsstunden zu einzelnen Projekten und Kunden ist eine transparente Abrechnung kaum möglich – und Margen lassen sich nicht zuverlässig kalkulieren.

Kunden & Kampagnen parallel managen

Social-Media-Kampagne für Kunde A, Relaunch für Kunde B, Pitch für Kunde C – Agenturmitarbeiter jonglieren täglich zwischen verschiedenen Projekten. Die Zeiterfassung muss schnelle Wechsel zwischen Kunden und Kampagnen ermöglichen, ohne den kreativen Fluss zu unterbrechen.

Kreative Freiheit vs. Dokumentationspflicht

Kreative Arbeit lässt sich nicht in starre Zeitfenster pressen. Brainstormings, spontane Ideen am Abend oder Wochenendarbeit vor Deadlines gehören zum Agenturalltag. Trotzdem muss jede Stunde dokumentiert werden – idealerweise ohne bürokratischen Aufwand.

Freelancer-Koordination

Agenturen setzen regelmäßig auf freie Mitarbeiter für Fotografie, Text, Design oder Programmierung. Die Zeiten externer Kräfte müssen den richtigen Projekten zugeordnet und separat ausgewertet werden, um Budgets nicht zu sprengen.

Budgetkontrolle pro Projekt

Kunden vereinbaren feste Budgets oder Stundenkontingente. Ohne Echtzeit-Überblick über bereits verbrauchte Stunden pro Projekt riskieren Agenturen, Budgets zu überschreiten – und können Nachverhandlungen oder Gewinneinbrüche nicht frühzeitig erkennen.

Die Lösung

So löst Stampfactory die Zeiterfassung für Agenturen

Projektzeiterfassung mit einem Klick

Mitarbeiter starten und stoppen Zeiten direkt im Webbrowser oder per App – mit sofortiger Zuordnung zum aktuellen Kunden und Projekt. Bei Wechsel zwischen Kampagnen genügt ein Klick, ohne den kreativen Workflow zu stören.

Budgets pro Projekt in Echtzeit

Sehen Sie auf einen Blick, wie viele Stunden pro Projekt bereits verbraucht wurden. Automatische Warnungen bei Budgetüberschreitungen helfen, rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen oder Kunden über Mehraufwand zu informieren.

Freelancer nahtlos einbinden

Freie Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten über denselben Webbrowser-Zugang wie feste Teammitglieder. Ihre Stunden werden separat ausgewiesen und den entsprechenden Kundenprojekten zugeordnet – für saubere Abrechnungen und Budgetkontrolle.

Transparente Kundenabrechnung

Alle Projektzeiten werden nach Kunde, Kampagne und Mitarbeiter aufgeschlüsselt. Exportieren Sie detaillierte Stundenberichte als Grundlage für Ihre Rechnungsstellung – transparent und nachvollziehbar für Ihre Auftraggeber.

Funktionen

Alle Funktionen für Agenturen im Überblick

Projektzeiterfassung

Arbeitszeiten direkt auf Kunden, Kampagnen und Projekte buchen. Ideal für Nachkalkulation und Kundenabrechnung.

Kundenzuordnung

Jede gebuchte Stunde wird einem Kunden zugeordnet. Stundenberichte pro Kunde ermöglichen transparente Rechnungsstellung.

Kampagnen-Tracking

Einzelne Kampagnen und Projekte separat tracken. Vergleichen Sie Soll- und Ist-Zeiten pro Kampagne für eine präzise Nachkalkulation.

Budgetkontrolle

Projektbudgets festlegen und in Echtzeit überwachen. Automatische Warnungen bei Budgetüberschreitungen schützen vor Margenverlusten.

DATEV-Export

Stundendaten inklusive Projektzuordnung und Kostenstellen per Knopfdruck an den Steuerberater übertragen.

Berichte & Dashboard

Detaillierte Auswertungen nach Kunde, Kampagne und Mitarbeiter. Soll-/Ist-Vergleiche und Auslastungsübersichten auf einen Blick.

Gesetzliche Anforderungen – auch für die Kreativbranche

Überstunden nach Feierabend, spontane Kreativsessions am Wochenende oder Nachtschichten vor dem Pitch – in Agenturen verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit besonders häufig. Doch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt auch für die Kreativbranche: Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen müssen eingehalten und dokumentiert werden.

Seit dem BAG-Urteil von 2022 sind alle Arbeitgeber – auch Agenturen – verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Wer dies versäumt, riskiert Bußgelder und arbeitsrechtliche Konsequenzen. Gerade bei Agenturen mit Homeoffice-Regelungen und Freelancern ist eine saubere Dokumentation essenziell.

Zeiterfassungspflicht 2026 & Agenturen

Mit der erwarteten Umsetzung der Zeiterfassungspflicht müssen Agenturen spätestens jetzt ein digitales System einführen. Stampfactory erfasst Beginn, Ende und Pausen automatisch und überwacht die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten gemäß ArbZG – ohne den kreativen Workflow einzuschränken.

Erfassungsmethoden für Agenturen

Agenturen brauchen in der Regel keine stationären Terminals – Kreative, Berater und Projektmanager arbeiten am Laptop, im Homeoffice oder beim Kunden vor Ort. Stampfactory bietet digitale Erfassungsmethoden, die sich nahtlos in den Agenturalltag einfügen.

Webbrowser-Stempeluhr

Mitarbeiter stempeln direkt über die Cloud-Oberfläche im Browser – ohne zusätzliche Software-Installation. Ideal für Kreative, die den ganzen Tag am Rechner arbeiten und zwischen Projekten schnell wechseln möchten.

Mehr erfahren

Mobile App für unterwegs

Beim Kundentermin, am Fotoshooting-Set oder auf Dreh: Die Stampfactory-App ermöglicht die Zeiterfassung von überall. Mit Projektzuordnung und automatischer Synchronisation in die Cloud.

FAQ

Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung in Agenturen

Zeiterfassung für Ihre Agentur

Testen Sie Stampfactory 6 Wochen kostenlos – mit Projektzeiterfassung, Budgetkontrolle und DATEV-Export für Ihre Agentur.

Persönlich beraten lassen